Een groot deel (86%) van de Nederlandse medewerkers werkt met institutionele kennis die niet wordt gedocumenteerd. Denk aan routines, beproefde werkwijzen en informele knowhow die voortkomen uit het dagelijks werk. Wanneer deze informatie niet goed wordt vastgelegd, blijft deze grotendeels onzichtbaar – zowel voor nieuwe teamleden als voor AI-systemen die bedoeld zijn om het dagelijks werk te ondersteunen. Afdelingen zoals operations (36%), klantenservice (29%), engineering (28%) en financiën (27%) lopen hierdoor een verhoogd risico op kennisverlies en inefficiëntie.
"Institutionele kennis bepaalt voor veel medewerkers het dagelijks werk, maar zonder documentatie en structuur hebben teams moeite om processen op elkaar af te stemmen en te professionaliseren", zegt Dan Lawyer, Chief Product Officer bij Lucid Software. "Er liggen grote kansen voor organisaties om de basis te leggen voor een succesvolle implementatie van AI. Door processen te stroomlijnen en workflows herhaalbaar te maken, kan AI teams helpen effectiever samen te werken en resultaten binnen de hele organisatie te versnellen."
Zelfs wanneer kennis wél wordt gedocumenteerd, signaleren veel medewerkers tekortkomingen: slechts de helft geeft aan dat de huidige workflows 'redelijk goed' zijn vastgelegd. Het opzetten van processen blijkt lastig, omdat de documentatie vaak onvolledig (31%), verouderd (27%) en moeilijk te vinden (26%) is.
Van kennisverlies naar meerwaarde met AI
Het succes van AI hangt af van de juiste operationele basis, gebaseerd op structuur, transparantie en consistente werkwijzen. Volgens Nederlandse respondenten zijn de grootste obstakels bij het grootschalig vastleggen en documenteren van kennis: gebrek aan tijd (42%), onduidelijk eigenaarschap (28%) en gebrek aan tools (23%).
Toen respondenten werd gevraagd welke tools of werkwijzen hen zouden helpen zich aan te passen aan AI-gedreven veranderingen, gaven ze aan vooral te denken aan samenwerking in documenten (32%), procesdocumentatie (24%) en rolmapping (23%). Volgens 69% van de respondenten kunnen AI-gedreven tools helpen tijd te besparen, waarbij 31% aangeeft dat dit hen meer dan 3 uur per week kan opleveren. Daarnaast denken ze dat deze tools de productiviteit verbeteren (38%), documentatie stroomlijnen (27%) en de verantwoordelijkheden van het team verduidelijken (27%).
Investeren in documentatie, duidelijke processen en gestructureerde workflows stelt organisaties in staat de gaten in kennis te dichten en het volledige potentieel van AI te benutten. Lees het volledige AI Readiness Report 2025 hier: https://lucid.co/blog/ai-readiness-survey-2025.
Over het onderzoek
Het onderzoek is uitgevoerd in opdracht van Lucid Software middels een online enquête onder 2.231 medewerkers uit diverse sectoren, waaronder 261 respondenten uit Nederland. Hun functies varieerden van juniorniveau tot manager/afdelingshoofd en leidinggevende/C-suite. Het veldonderzoek vond plaats tussen 15 en 26 augustus 2025.
